§1 Formålsparagraf
Akademiet for yngre forskere (AYF) er et uavhengig, tverrfaglig og mangfoldig nettverk for samarbeid og erfaringsutveksling blant yngre forskere. Vi vil fremme verdiene av kunnskap og fri forskning i samfunnet, og være en pådriver for nyskapende forskningsformidling. Gjennom å initiere og inspirere til dialog mellom forskningsmiljøer og samfunn vil vi bidra til en kunnskapsbasert samfunnsutvikling i Norge og i verden.
§2 Organisasjonen
2.1. AYF er en selvstendig organisasjon bestående av inntil førti (40) medlemmer som arbeider i Norge, jf. § 3.
2.2. AYF kan i tillegg inkludere inntil ti (10) internasjonale medlemmer; et internasjonalt medlem har tilhørighet til et norsk forskningsmiljø, men har sitt hovedarbeidssted i utlandet
2.3. AYF skal være tverrfaglig sammensatt, ha bred geografisk representasjon og jevn kjønnsfordeling.
2.4. AYF skal ha norsk som arbeidsspråk.
2.5. AYF skal være samlingsbasert.
2.6. AYF har hovedkontor i Oslo, men har aktiviteter over hele landet.
§3 Medlemskap
3.1. Varighet
Medlemskap i AYF er tidsbegrenset til fire (4) år og oppnås etter kriterier satt i § 3.2 og 3.3.
Medlemskapet trer i kraft fra etter avsluttet generalforsamling i opptaksåret og varer til endt generalforsamling i utgangsåret.
3.2. Kriterier
For opptak i AYF kreves det at medlemmene
3.2.1. kan vise til et betydelig og selvstendig vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid samt har markert seg aktivt og faglig innenfor sitt fagfelt.
3.2.2. har interesse for og mulighet til å delta aktivt i AYF sitt virke.
3.2.3. ikke fyller mer enn 40 år i kalenderåret opptaket skjer. Fratrekk i alder grunnet foreldrepermisjon, verneplikt og sykemelding følger Norges forskningsråds retningslinjer.
3.3. Innvalg
AYF velger inn nye medlemmer hvert år. Innvalgsprosessen ledes av en egen innvalgskomité jf. § 8. Innvalget styres av et eget mandat. Innvalgskomiteen fremmer forslag til nye medlemmer for styret, som vedtar tilbud om nye medlemskap.
Internasjonale medlemmer, jf. § 2.2, velges av styret.
3.4. Utmelding
Medlemmer har anledning til å melde seg ut av AYF. Utmeldelse må skje skriftlig til ledergruppen og trer i kraft på den datoen ledergruppen registrerer at utmeldingen er mottatt. Dersom medlemmet har verv i AYF, må disse fratres med umiddelbar virkning.
3.5. Suspensjon og eksklusjon
3.5.1. Styret kan suspendere medlemmer fra AYF i en periode opptil tolv (12) måneder dersom kriteriene for eksklusjon har blitt oppfylt eller forslag om eksklusjon har blitt fremmet.
Perioden man er suspendert vil ikke forlenge medlemsperioden i AYF.
Innehar medlemmet verv i AYF, blir man suspendert fra vervet i samme periode.
3.5.2. Styret kan ekskludere et medlem dersom medlemmet uten forvarsel til ledergruppen har hatt betydelig fravær i AYFs virke over en lengre tidsperiode eller har handlet i strid med AYFs formål eller vedtekter. For at vedtaket om eksklusjon skal være gyldig, må vedtaket være fattet med to tredjedels (2/3) flertall av de avgitte stemmer i styret, etter at medlemmet har hatt adgang til å gi skriftlig redegjørelse til styret.
Før eksklusjon skal styreleder gi en skriftlig advarsel til medlemmet det gjelder. Gjelder varselet styreleder, skal styret gi en skriftlig advarsel.
Ekskluderte medlemmer må fratre sine verv i AYF med øyeblikkelig virkning.
3.5.3. Ved suspensjon eller eksklusjon av styreleder trer nestleder inn som fungerende styreleder med øyeblikkelig virkning. For øvrig følges prosedyren satt i § 3.5.1 og § 3.5.2.
3.5.4. Ved suspensjon eller eksklusjon av nestleder konstituerer styret en ny nestleder fra sine egne medlemmer. For øvrig følges prosedyren satt i § 3.5.1 og § 3.5.2.
3.6. Klageinstans
Suspenderte og/eller ekskluderte medlemmer kan klage på styrets vedtak til kontrollkomiteen. Klagen må være i skriftlig form og leveres innen fjorten (14) dager fra vedtaket ble meddelt. I perioden klagen behandles, er medlemmet suspendert fra AYF samt eventuelle verv personen innehar i organisasjonen.
Kontrollkomiteen må behandle klagen innen tretti (30) dager. Vedtaket kontrollkomiteen fatter, er endelig.
3.7. Alumniforening
Tidligere medlemmer blir automatisk medlem av AYFs alumniforening. Alumniforeningen styres etter egne retningslinjer. Alumniforeningen kan ikke handle i strid med AYFs formål. Styret kan oppløse alumniforeningen ved behov.
Utmelding av alumniforeningen skjer skriftlig til generalsekretær.
§4 Generalforsamling
4.1. Myndighet
Generalforsamlingen er AYFs høyeste organ og skal avholdes innen utgangen av oktober hvert år. Dato og sted fastsettes av styret senest tolv (12) uker før møtestart.
4.2. Innkalling og sakspapirfrister
Møtet innkalles med åtte (8) ukers varsel. Saker til behandling må meldes inn til generalsekretær senest seks (6) uker før møtet. Styret avgir innstilling til innsendte forslag. Signert dagsorden med sakspapir sendes av styreleder og generalsekretær til medlemmene senest fire (4) uker før møtet.
4.3. Endringsforslag
Endringsforslag til saker som fremgår av dagsordenen, må sendes inn senest to (2) uker før møtet.
Innsendte endringsforslag med styrets innstilling sendes ut av generalsekretær til medlemmene senest en (1) uke før møtet.
Endringsforslag, med unntak av forslag til vedtektsendringer, kan likevel fremmes under møtet, da uten styrets innstilling.
Nye saker til dagsorden som faller under kategori «saker fremmet av styret» og «saker fremmet av medlemmer» kan fremmes på møtet dersom ¾-deler av møtet stemmer for. Unntak er revidering av vedtekter. Dette kan ikke fremmes som sak under møtet og må sendes inn jf. retningslinjer i §4.2 og §4.3 første avsnitt.
4.4. Stemmerett
Medlemmer som har gyldig medlemskap i AYF, har fulle rettigheter (tale-, forslags- og stemmerett) på generalforsamlingen. Minst halvparten av medlemmene må være til stede for at generalforsamlingen skal være beslutningsdyktig. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
4.5. Observatører
Observatører kan innvilges talerett med to tredjedels (2/3) flertall, med unntak av generalsekretær og eksternt medlem av kontrollkomiteen, som har fått innvilget talerett ved møtestart. Taleretten gjelder for saken som behandles.
Følgende har observatørrettigheter:
- Påtroppende medlemmer
- Sekretariatet
- Eksterne medlemmer av styret og komiteer
- Inviterte gjester
4.6. Saker til behandling
- Godkjenning av innkalling, dagsorden, forretningsorden, valg av ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere
- Årsmelding fra foregående styreperiode (september til august)
- Regnskap fra foregående kalenderår og revisjonsrapport
- Rapport fra kontrollkomiteen
- Strategi (hvert fjerde år)
- Arbeidsprogram for påfølgende kalenderår
- Budsjett for påfølgende kalenderår
- Honorar for valgt ledelse
- Saker styret fremmer
- Saker medlemmer fremmer
- Valg av styre
- Valg av kontrollkomité
- Valg av valgkomité
- Valg av revisor
4.7. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling skal avholdes dersom styret eller tre fjerdedeler (3/4) av medlemmene krever det. Tidspunkt og sted for ekstraordinær generalforsamling fastsettes av styret, og den skal finne sted senest fem (5) uker etter at kravet er fremsatt. Innkalling og saksliste til ekstraordinær generalforsamling skal sendes ut senest tre (3) uker før møtet. Utsending av saksdokumenter skal skje senest en (1) uke før møtet. Ekstraordinær generalforsamling skal kun behandle saker nevnt i sakslisten som er sendt ut på forhånd.
4.8. Voteringsflertall
Saker til behandling på generalforsamlingen har følgende voteringsorden:
- Endring i vedtekter forutsetter to tredjedels (2/3) flertall av de avgitte stemmene.
- Øvrige saker vedtas med alminnelig flertall.
- Valg jf. § 4.9.
Vedtak trer normalt i kraft umiddelbart etter generalforsamlingens slutt dersom ikke annet er spesifisert.
4.9. Valg
Valgbare medlemmer til verv er medlemmer som har stemmerett på generalforsamlingen, med unntak av avtroppende medlemskull.
Medlemmer, jf. § 3, har rett til å nominere kandidater til verv i AYF som fylles av eksterne medlemmer, innen frister satt for valg beskrevet nedenfor.
Valgkomiteen utarbeider innstilling på medlemmer til styret og kontrollkomiteen. Styret innstiller på medlemmer til valgkomiteen.
Innstillingen sendes ut senest en (1) uke før generalforsamlingen. Kandidater som ikke blir innstilt, må aktivt meddele til valgkomiteen at de ønsker å opprettholde sitt kandidatur, senest dagen før møtestart, innenfor fristen som er satt av valgkomiteen.
Benkeforslag under generalforsamlingen tillates ikke. Verv som det ikke er innstilt på, regnes som en åpen plass, og kandidater kan fremmes og velges under generalforsamlingen.
Hemmelig valg kan avholdes dersom minst ett medlem krever det.
Tellekorps nedsettes ved møtestart.
Øvrige regler for valg til generalforsamlingen er regulert av forretningsorden.
4.10 Valgperiode for verv
Perioden for verv man velges til på generalforsamlingen, er normalt på ett (1) år. Man tiltrer vervet etter endt generalforsamling i året man blir valgt og innehar vervet til endt generalforsamling påfølgende år, dersom ikke annet er spesifisert.
§5 Styret
5.1. Myndighet
Styret leder AYFs virksomhet mellom generalforsamlingene.
5.2. Sammensetning og valgbarhet
Styret består av til sammen ni (9) personer: leder, nestleder, tre (3) medlemmer og to (2) eksterne medlemmer samt en første og andre vara som er interne medlemmer.
Leder og nestleder velges samlet. Deretter velges de øvrige tre (3) interne medlemmene samlet, og så velges varaene samlet. Dersom det ikke er kandidater ut over dem som valgkomiteen har innstilt, kan hele styret velges samlet ved akklamasjon.
Av de eksterne medlemmene velges normalt ett (1) av to (2) medlemmer årlig.
Alle medlemmer velges av generalforsamlingen. Medlemmer av styret kan ikke velges til valgkomiteen eller kontrollkomiteen i samme valgperiode.
Alle styremedlemmer har tale-, forslags- og stemmerett. Styret er beslutningsdyktig når minst fire (4) av styremedlemmene er til stede. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
Ved fravær av ett eller flere styremedlemmer møter vara(ene).
Generalsekretæren er styrets sekretær og har tale- og forslagsrett.
5.3. Periode for styreverv
Perioden for styreverv er på ett (1) år for medlemmer og to (2) år for eksterne medlemmer.
Styreperioden varer fra endt generalforsamling i året man blir valgt og til endt generalforsamling påfølgende år, dersom ikke annet er spesifisert.
5.4. Styremøter
Møtet innkalles med fire (4) ukers varsel. Dagsorden med sakspapir sendes til styret senest en (1) uke før møtet. Ledergruppen har ansvar for å fastsette agenda. Generalsekretær har ansvar for innkalling og at sakspapirer sendes ut til styremøtene. Møteplan for styreperioden fastsettes ved første styremøte i perioden.
5.4.1. Ekstraordinære styremøter
Ledergruppen eller to (2) styremedlemmer kan kreve ekstraordinært styremøte. Innkallingen skjer da med en (1) ukes varsel. Kun saker som er meldt inn, blir behandlet.
5.5. Fratredelse av styreverv
Fratredelse av styreverv skal meldes skriftlig til leder og generalsekretær. Styret beslutter om vervet skal suppleres. Gjelder fratredelsen leder, trer nestleder inn som fungerende leder, og ny nestleder må velges. Gjelder fratredelsen nestleder, må styret velge ett av sine medlemmer til å fylle nestlederrollen.
Ved fratredelse rykker førstevara opp som styremedlem.
§6 Ledergruppen
Ledergruppen består av leder, nestleder og generalsekretær. Leder og nestleder har tale-, forslags- og stemmerett. Generalsekretær har tale- og forslagsrett.
Ledergruppen har ansvaret for den daglige oppfølgingen av organisasjonen og leder AYFs virksomhet mellom styremøtene. Ledergruppen har myndighet til å nedsette ad hoc-komiteer og arbeidsgrupper samt tilslutte seg opprop og lignende innenfor mandatet styret har satt.
Generalsekretæren har ansvar for innkalling til møter. Ledergruppen tar beslutninger etter konsensusprinsippet. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
§7 Valgkomité
Valgkomiteen velges av generalforsamlingen og består av leder og tre medlemmer. Den innstiller til verv i henhold til § 4.9. Generalforsamlingen velger først leder og deretter de tre øvrige medlemmene samlet. Dersom det ikke er kandidater ut over dem som er innstilt, kan hele valgkomiteen velges samlet ved akklamasjon.
Valgkomiteen arbeider etter et eget mandat vedtatt av styret. Ved stemmelikhet har komitéleder dobbeltstemme.
Valgkomiteen skal rapportere om arbeidet sitt til generalforsamlingen.
Medlemmer av valgkomiteen kan ikke velges til styret eller kontrollkomiteen i samme valgperiode.
§8 Innvalgskomité
Innvalgskomiteen nedsettes av styret og styres av et eget mandat. Innvalgskomiteen skal utarbeide innstilling på nye medlemmer i AYF, jf. § 3.3.
Innvalgskomiteen består av fire (4) medlemmer og to (2) til fire (4) eksterne medlemmer. Ved stemmelikhet har komitéleder dobbeltstemme.
Generalsekretær er innvalgskomiteens sekretær.
§9 Kontrollkomité
Kontrollkomiteen velges av generalforsamlingen og består av en (1) leder og to (2) medlemmer hvorav ett (1) er internt og ett (1) er eksternt. Leder av kontrollkomiteen må være et internt medlem. Generalforsamlingen velger først leder, deretter et internt medlem og til slutt et eksternt medlem.
Dersom det ikke er kandidater ut over dem som valgkomiteen har innstilt, kan hele kontrollkomiteen velges samlet ved akklamasjon.
Kontrollkomiteen skal føre kontroll med at styret arbeider i henhold til vedtektene og vedtak fattet av generalforsamlingen. Komiteen er beslutningsdyktig når to (2) av de tre (3) medlemmene er til stede. Kontrollkomiteen skal avgi årlig rapport til generalforsamlingen, jf. frister satt i § 4.2.
Kontrollkomiteen er klageinstans, jf. § 3.5.3.
Medlemmer av kontrollkomiteen kan ikke velges til styret eller valgkomiteen i samme valgperiode.
§10 Sekretariat
AYFs daglige arbeid utføres av sekretariatet. Sekretariatet ledes av generalsekretæren, som ansettes av styret på åremål. Øvrige retningslinjer for ansettelser og sekretariatets sammensetning reguleres av AYFs styre.
§11 Generelle bestemmelser
11.1 Akademisamlinger
Ledergruppen har ansvar for å kalle inn til akademisamlinger, jf. § 2.5. Øvrige saker som vedrører AYF, kan besluttes på disse samlingene med alminnelig flertall. Dette kan ikke bryte med vedtak fattet på generalforsamlingen.
For at samlingene skal være beslutningsdyktige, må minst halvparten av medlemmene være til stede. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
11.2 Habilitet
En person må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for personen eller for noen nærstående at vedkommende må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Institusjonstilhørighet og politisk ståsted medfører som hovedregel ikke inhabilitet.
11.3. Sammenslåing
Generalforsamlingen kan med tre fjerdedels (3/4) flertall av de avgitte stemmene vedta å slå AYF sammen med en annen organisasjon som har tilsvarende formål.
11.4. Oppløsning
Vedtak om å oppløse AYF krever tre fjerdedels (3/4) flertall av de avgitte stemmene, og må fattes på to (2) påfølgende generalforsamlinger. Ved oppløsning skal AYFs eventuelle midler overføres til relevante samarbeidsorganisasjoner som arbeider med spørsmål som faller inn under AYFs formål.
Vedtektene ble sist revidert på AYFs generalforsamling 19.okt. 2023